Wpis

Rozwój technologii cyfrowych i cyfryzacja procesów administracyjnych w Polsce już od dłuższego czasu jest normą i czymś do czego już przywykliśmy. Cyfryzacja w branży geodezyjnej stawia coraz większe wymagania dotyczące bezpiecznego i skutecznego podpisywania dokumentów. Na rynku do wyboru mamy dostępnych kilka opcji. Wśród nich można wyróżnić: podpis osobisty, profil zaufany oraz podpis kwalifikowany. Każda z tych metod ma swoje plusy i minusy, a na decyzję, którą z nich wybrać ma wpływ specyfika pracy i wymagania prawne. W tym artykule przyjrzymy się bliżej tym trzem metodom zdalnego podpisywania dokumentów z punktu widzenia pracy geodety oraz obowiązkom prawnym się z nimi wiążą.

1. Podpis osobisty

Podpis osobisty to elektroniczny podpis wbudowany w dowód osobisty z warstwą elektroniczną. Jest dostarczany przez administrację publiczną. Jego użytkowanie wymaga zaopatrzenia się w czytnik dowodu osobistego z warstwą elektroniczną oraz oprogramowanie e-Dowód.

Zalety:

• Bezpłatny: nie wymaga dodatkowych opłat za korzystanie.
• Bezpieczeństwo: zabezpieczony certyfikatem, choć jego zastosowanie jest bardziej ograniczone niż w przypadku podpisu kwalifikowanego.

Ograniczenia:

• Wąski zakres zastosowania: podpis osobisty można wykorzystać tylko w wybranych sytuacjach, głównie w kontaktach z urzędami.
• Brak uniwersalności: nie jest akceptowany w każdym kraju UE ani w przypadku bardziej zaawansowanych procesów biznesowych.
• Niski limit wielkości podpisywanego dokumentu wynoszący zaledwie 5MB.

Przykład użycia: Złożenie prostych wniosków urzędowych, takich jak zgłoszenie prac geodezyjnych.

2. Profil zaufany

Profil zaufany to narzędzie służące do potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej. Umożliwia podpisywanie dokumentów w ramach e-administracji.

Zalety:

• Dostępność online: Można go założyć bezpłatnie przez Internet za pośrednictwem banku lub urzędu.
• Szeroki zakres zastosowania w administracji: Przydatny w kontaktach z urzędami i podpisywaniu dokumentów takich jak wnioski o wypis z rejestru gruntów.

Ograniczenia:

• Brak mocy prawnej równej podpisowi odręcznemu: Dokumenty podpisane profilem zaufanym są ważne jedynie w administracji publicznej.
• Niekompatybilność z systemami komercyjnymi: Profil zaufany nie sprawdzi się przy podpisywaniu umów z klientami czy dokumentacji projektowej.

Przykład użycia: Składanie wniosków do urzędów, takich jak zgłoszenia zmiany w ewidencji gruntów.

3. Podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany to najnowocześniejsza i najbardziej uniwersalna forma podpisu elektronicznego, posiadająca moc prawną równą podpisowi odręcznemu. Jest zabezpieczony certyfikatem wydanym przez autoryzowanego dostawcę. W Polsce i na terenie Unii Europejskiej podpis kwalifikowany spełnia wymagania Rozporządzenia eIDAS, co oznacza, że jest uznawany w każdym urzędzie i instytucji publicznej.

Zalety:

• Uniwersalność: Akceptowany we wszystkich krajach UE oraz w szerokim zakresie zastosowań, od dokumentów urzędowych po umowy handlowe.
• Bezpieczeństwo: Gwarantuje integralność dokumentów i tożsamość podpisującego.
• Obowiązek prawny: W przypadku wielu dokumentów, takich jak operaty geodezyjne, istnieje wymóg użycia podpisu kwalifikowanego.

Ograniczenia:

• Koszt: Wymaga zakupu certyfikatu oraz czasowej jego odnowy.

Przykład użycia: Podpisywanie operatów geodezyjnych, dokumentacji projektowej, kosztorysów, zleceń, dokumentów przetargowych, umów z klientami itp.

Obowiązek prawny korzystania z podpisu elektronicznego

W przypadku wielu dokumentów geodezyjnych, takich jak operaty geodezyjne czy mapy do celów projektowych, przepisy prawne wymagają stosowania podpisu elektronicznego. Podpis kwalifikowany jest jedyną formą podpisu elektronicznego, która spełnia te wymagania. Wybór innych metod, takich jak profil zaufany czy podpis osobisty, może być niewystarczający w kontekście tych obowiązków.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniej metody podpisywania dokumentów zależy od indywidualnych potrzeb geodety. Dla prostych wniosków urzędowych wystarczy podpis osobisty lub profil zaufany. Jednakże w przypadku dokumentów wymagających mocy prawnej równej podpisowi odręcznemu niezbędny jest podpis kwalifikowany. Inwestycja w to narzędzie pozwala na pełne wykorzystanie możliwości cyfryzacji i zapewnia zgodność z przepisami prawa. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na przyspieszenie pracy, eliminację papierowych formularzy i minimalizację czasu spędzanego w urzędach. Dodatkowo, geodeta korzystający z podpisu kwalifikowanego buduje swój wizerunek jako profesjonalisty stosującego nowoczesne technologie.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o wdrożeniu podpisu kwalifikowanego w Twojej pracy!